Kennis| Concentratie in de moderne werkomgeving: wat bevordert en belemmert?

Bron:  https://www.f-facts.nl/topics/huisvesting-vastgoed/achtergrond/concentratie-de-moderne-werkomgeving-wat-bevordert-en 

In het eerste deel van ons onderzoek hebben we aandacht gevraagd voor het fenomeen concentratiewerk en het belang van concentratiewerk in moderne werkomgevingen. In dit tweede deel identificeren en bespreken we factoren die concentratiewerk bevorderen en belemmeren.

1. Concentratiewerk vraagt om focus en afzondering

Mensen kunnen over het algemeen prima aangeven in hoeverre concentratie vereist is voor de taak die zij op een bepaald moment verrichten en we hebben ook allemaal wel beelden bij concentratiewerk. Veel lastiger is het, om een sluitende, universele definitie te geven.

Brickenkamp & Oosterveld (2011) deden de volgende poging: “Een op prestatiegerichte, ononderbroken en gerichte prikkelselectie en de vaardigheid van een individu om zich selectief, dat wil zeggen zich afsluitend voor irrelevante stimuli, en ononderbroken op bepaalde (voor de opgave) relevante interne of externe prikkels te richten en deze snel en correct te analyseren”. Hieruit blijkt dat ‘gefocuste aandacht’ en ‘afsluiten voor omgevingsprikkels’ essentiële elementen zijn van concentratiewerk.

Hoewel  deze  elementen evenzeer van  belang  kunnen zijn  voor  het  voeren van  (diepgaande) gesprekken, beperken we ons in deze paper tot individuele concentratie vereisende werkzaamheden. Internationaal wordt hiervoor vaak de term ‘focus work’ gebruikt.

Concentratiewerk kent verschillende gradaties waarbij de mate van focus en afsluiting varieert. De ultieme vorm hiervan wordt ‘flow’ genoemd, een toestand waarbij je volledig opgaat in wat je aan het doen bent en je je niet meer bewust bent van je omgeving of de tijd (Csikszentmihályi,1990).

Verder is het van belang om concentratiewerk te beschouwen als onderdeel van een proces dat uit verschillende, onderling samenhangende activiteiten of stappen bestaat. Niemand is in staat om zich uren achtereen op één taak te concentreren, wat wordt beaamd in de praktijkcase van Menzis (zie hieronder). Volgens David Rock duurt het (na een interruptie) gemiddeld 23 minuten voordat je optimaal geconcentreerd aan het werk bent (Rock, 2009). Hier ligt een deel van het ‘concentratieprobleem’.

Op een gemiddeld werkdag verdelen we onze aandacht over een groot aantal activiteiten. Het verdelen van onze aandacht kost energie en wordt bemoeilijkt door de stroom informatie die we ontvangen via onze telefoon en mailbox (Salvucci & Bogunovich, 2010). Het kunnen verdelen van aandacht over verschillende activiteiten, ook wel ‘multitasking’, wordt tegenwoordig beschouwd als een onmisbare vaardigheid (Gonzalez & Mark, 2004). Omdat ‘multi-tasking’ inefficiënt maar wijdverbreid is, is er in de laatste jaren een tegenbeweging ontstaan die pleit voor ‘single-tasking’ of ‘mono-tasking’.

Dit houdt in dat je je aandacht richt op één activiteit, die je afrondt voordat je start met de volgende activiteit. Een andere manier om je concentratiewerk efficiënter in te richten is door perioden van opperste concentratie af te wisselen met ontspanning (Dijksterhuis, 2011); we kennen allemaal situaties waarin je een inval krijgt juist terwijl je niet bewust aan het vraagstuk denkt.

2. Variëteit als sleutel tot succes: Case Menzis

Menzis hecht veel belang aan het creëren van een prettige en gezonde werkomgeving waar medewerkers het beste uit zichzelf kunnen halen. Een omgeving waarin men kan werken zonder afgeleid te worden speelt daarin een belangrijke rol. Variëteit is voor Menzis de sleutel tot succes. Je moet er als organisatie op sturen dat mensen de diversiteit in werkplekken en gedrag kennen en men kan bepalen wat men nodig heeft om het werk goed te kunnen doen. Voor de een is focuswerk het schrijven van een beleidsdocument in het bedrijfsrestaurant, terwijl de ander graag een concentratieruimte op zoekt.

Veel mensen zien concentreren als een solo activiteit, terwijl dit juist vaak iets is wat je samen met een collega doet. De collega’s werken bijvoorbeeld in concentratie samen aan een inhoudelijk document of werken met een team in volle focus richting een deadline.

Binnen Menzis is een grote diversiteit aan medewerkers aanwezig, van productie tot kenniswerker. Beiden hebben behoefte aan een omgeving waarin zij geconcentreerd kunnen werken. Om dit goed te faciliteren zijn de werkplekken waar mensen veel bellen uitgerust met betere akoestische middelen en aangepaste koptelefoons. Rondom de werkplek wordt er rust en ontspanning geboden.

Een optimale concentratieomgeving creëer je namelijk niet door (alleen) geluid weg te halen, maar door keuze en bewegingsmogelijkheden te bieden. Menzis heeft deze nieuwe werkomgeving recentelijk gerealiseerd. In hoeverre de werkplekken bijdragen aan concentratie en effectiviteit van de medewerkers moet in de komende jaren blijken.

Op dit moment wordt er in samenwerking met de Hanzehogeschool Groningen een evaluatieonderzoek (voor- en nameting) uitgevoerd om hier inzicht in te krijgen.

3. Concentratiewerk vraagt om een prikkelarme omgeving

Afleiding verwijst naar de mate waarin mensen verstoord of geïrriteerd worden door negatieve of ongewenste stimuli in de werkomgeving (Lee & Brand, 2005; Van Hootegem & De Witte, 2017). Dat de gemiddelde kenniswerker behoefte heeft aan een ‘prikkelarme’ werkomgeving wordt bevestigd door ons onderzoek.

Een rustige omgeving met weinig omgevingsprikkels is de factor die het meest (27%, zie tabel 1 voor overzicht) door de respondenten in verband is gebracht met succesvol concentratiewerk (bijv. rust, geen onderbreking, sereniteit, niet te veel omgevingsprikkels). In ander onderzoek naar  het  effect  van  afleiding op  concentratiewerk zijn  verschillende negatieve en ongewenste stimuli geïdentificeerd (bijv., Lee & Brand, 2005; Roper & Juneja, 2008). Visuele afleiding, auditieve afleiding en een gebrek aan privacy worden het meest genoemd.

Factoren die minder vaak worden genoemd zijn: temperatuur, verlichting, geur, en de ergonomie van de werkplek (bijv.,  Lee  &  Brand,  2005).  De  invloed  van  deze  prikkels  (afleiding)  op  productiviteit wordt gemodereerd door de complexiteit van de taak die moet worden uitgevoerd (bijv., schrijven of lezen versus kopieerwerk).

Bij complexere taken kan men minder prikkels (afleiding) gebruiken om tot de optimale productiviteit te komen in vergelijking met eenvoudigere taken. De sociale facilitatie theorie (Zajonc, 1965) en de wet van Yerkes en Dodson (Yerkes & Dodson, 1908) (ook wel: “arousal- performance relationship”) wordt in veel gevallen gebruikt om deze relatie te duiden.

4. Visuele afleiding

Visuele afleiding kan ontstaan door andere mensen, maar ook door beeldschermen in de werkomgeving of een vogel die voorbij vliegt. De mate waarin mensen visuele privacy ervaren kan positief worden beïnvloed door de positionering van de werkplek in de ruimte ten opzichte van looppaden of muren.

In ons onderzoek is ruimtelijkheid bijna vijftig keer (6%) genoemd als factor die bij kan dragen aan succesvol concentratiewerk (bijv. voldoende ruimte, glazen wand, deels visueel open, transparant). Visuele prikkels hoeven niet per se slecht te zijn, naast dat het kan leiden tot ontmoetingen kan uitzicht op natuur zorgen voor ontspanning (Kaplan & Kaplan, 1989; Korpela, Bloom, Kinnunen, 2015).

Dit blijkt ook uit ons onderzoek. Respondenten (5%) noemen een rustgevend uitzicht,  kamer  aan  tuinkant,  planten  en  bloemen  als  factoren  die  concentratiewerk kunnen bevorderen.

5. Auditieve afleiding

Concentratiewerk wordt steeds lastiger om uit te voeren door de constante afleiding door geluid. Een rustige omgeving is dan ook de meest genoemde factor voor een goede concentratiewerkplek (27%). Afleiding door geluid maakt het nagenoeg onmogelijk om tot concentratiewerk te komen en onze hersenen krijgen onvoldoende tijd om in rust te herstellen (Newport, 2016).

Diverse onderzoeken (Leesman, 2014; Leesman 2016; CfpB, 2016) laten zien dat  hogere geluidniveaus de grootste storingsfactor zijn in kantoren en dat dit de sterkste relatie heeft met ervaren productiviteitsverlies.

Mensen hebben het meeste last van verstaanbare irrelevante spraak van anderen en overgaande telefoons. Dat dit niet alleen vervelend is, maar ook schadelijk, blijkt ook uit onderzoek. Bij hogere geluidniveaus (55-70dBA) neemt de snelheid en accuraatheid bij complexe taken af (Weinstein, 1974).

Naast verlies aan productiviteit hebben hogere geluidniveaus ook een negatieve invloed op stress en kan het uiteindelijk, met name bij complexe taken, leiden tot hoger ziekteverzuim (Fried, Melamed, & Haim, 2002). Naast het fysische aspect van geluid en de activiteit die uitgevoerd wordt, spelen ook nog  andere  factoren,  zoals  persoonlijkheidskenmerken, ervaren  van  controle  over  geluid  en individuele factoren een rol bij de geluidsbeleving (Tietema, 2015; Oseland & Hodsman 2015).

Figuur 4 toont een conceptueel model waarin de rol van controle in relatie tot omgevingsprikkels centraal staat. Totale stilte lijkt ook niet optimaal voor concentratiewerk: de aanwezigheid van licht achtergrondgeluid of (eigen) muziek is in ons veertig keer (4%) genoemd als factor die bijdraagt aan succesvol concentratiewerk.

6. Gebrek aan privacy

Concentratie is nauw verwant met privacy, een begrip dat door de psycholoog Irwin Altman is gedefinieerd als “Het ervaren van selectieve controle over de toegang tot onszelf of een groep waar we tot behoren.” (Altman, 1975). In de context van de werkomgeving betreft deze ‘selectieve controle’ met name het gedrag van collega’s dat de concentratie kan verstoren, bijvoorbeeld door dat zij langslopen, bellen, praten, lachen of een vraag stellen. Maar ook wanneer zij dit niet doen, kan de aanwezigheid van collega’s het gevoel van privacy verminderen, bijvoorbeeld doordat zij de betrokkene kunnen zien of horen.

Privacy is een subjectief fenomeen, de ene persoon kan in een bepaalde omgeving privacy ervaren terwijl de andere persoon dat juist niet doet. Het gevoel van privacy kan worden bevorderd door het gevoel van controle te vergroten, bijvoorbeeld door de mogelijkheid om een deur te sluiten of een rustigere plek kunnen zoeken. De mate waarin een persoon zich af kan sluiten van collega’s of klanten wordt ook wel de mate van ‘enclosure’ genoemd (Goins, Jellema, & Zhang, 2010; Sundstrom et al., 1982).

De mogelijkheid tot afzondering is in ons onderzoek de  op  één  na  meest  genoemde  factor  (15%)  die  bijdraagt  aan  succesvol  concentratiewerk. Respondenten noemen de mogelijkheid tot afsluiten, ‘afgesloten’, concentratie cel.

7. Overige factoren

Overige factoren die door onze respondenten zijn genoemd zijn (dag)licht (11%), ergonomie van de werkplek (9%), een sfeervolle werkomgeving (7%), ICT faciliteiten (6%), binnenklimaat (5%), catering (3%), en een opgeruimde en schone werkomgeving (3%).

Hierbij geldt dat de extreme factoren (bijv., te warm, te weinig licht) de mate van concentratie negatief beïnvloeden, waarbij  de eerder genoemde factoren opnieuw een belangrijke rol spelen (bijv. taakcomplexiteit, persoonlijkheidskenmerken, controle).

Het is interessant om op te merken dat literatuur vooral focust op factoren die succesvol concentratiewerk belemmeren en minder op basale zaken (bijv. klimaat, sfeer, ergonomie, comfort, catering) die concentratiewerk juist faciliteren. Blijkbaar hebben mensen niet alleen behoefte aan een omgeving die vrij is van visuele en auditieve afleidingen en privacy biedt maar spelen andere menselijke behoeften ook een belangrijke rol.

Dit punt wordt ook geïllustreerd door de case over het salonkantoor van de Belastingdienst.

8. Nadruk op besloten werkplekken: Case salonkantoor bij de Belastingdienst

Als een reactie op een aantal veelgehoorde minpunten van moderne werkomgevingen, is het zogeheten ‘Salonkantoor’ ontwikkeld. Dit concept beoogt “de voordelen van open en besloten werkomgevingen op een evenwichtige wijze te combineren ” (www.salonkantoor.nl).

Dit streven vertaalt zich in  een werkomgeving bestaande uit meanderende ruimten, zonder gangen, met twee tot acht werkplekken. Het salonkantoor biedt verschillende soorten werkplekken, zodat er variëteit ontstaat en iets te kiezen valt. Anders dan het activiteit gerelateerde concept, gaat het salonconcept er vanuit dat mensen gedurende de werkdag een vaste ‘basiswerkplek’ gebruiken. Deze vaste basiswerk moet daarom aan hoge eisen voldoen, met name voor wat betreft visuele en auditieve privacy.

De Belastingdienst heeft veel ervaring met ‘organisatiegericht’ en ‘activiteitengericht’ huisvesten. Bij de centralisatie van verschillende Douane onderdelen in de regio Schiphol in het gebouw 'The Outlook' in 2013 heeft men het Salon-concept toegepast.

Uit een door het CfPB uitgevoerde evaluatiestudie (Beijer et al., 2014) komt een positief beeld naar voren. De meeste tevredenheidsscores overtreffen de CfPB indicator (benchmark) en wanneer de vergelijking wordt beperkt tot andere grote kantoren van de Belastingdienst, scoort de tevredenheid op bijna alle punten fors hoger. Een meerderheid van de medewerkers is bijvoorbeeld tevreden over sfeer en uitstraling van het interieur (67%), ICT voorzieningen (67%), hoeveelheid, diversiteit en functionaliteit van de ruimten en werkplekken (59%) en openheid van de werkomgeving (56%), terwijl dit op de andere geëvalueerde Belastingdienst locaties voor een (kleine) minderheid geldt.

Conclusie deel 2/3

Concentratiewerk kan worden bevorderd door te werken in een prikkelarme, lichte omgeving en door aandacht te richten op één (single-tasking) in plaats van meerdere taken (multi-tasking). Omgevingsprikkels zoals geluid, langslopende collega’s belemmeren concentratiewerk, dat geldt ook voor de afwezigheid van de mogelijkheid om zich af te sluiten van collega’s.

Dit artikel is geschreven door de expertgroep mensgerichte werkomgeving. Als onafhankelijke expertgroep ontwikkelen en delen we kennis met als doel het FM vakgebied verder te helpen bij het ontwikkelen van mensgerichte werkomgevingen. Auteurs: Petra Gielissen (Zeegroen), Jan Gerard Hoendervanger (Hanzehogeschool Groningen), Pieter van der Laan (YNNO), Nick Lettink (YNNO), Yvette Tietema (Saint-Gobain Ecophon), Martijn Vos (Nederlandse Spoorwegen, Hanzehogeschool Groningen, Universiteit Twente)

Lees ook deel 1 van het onderzoek. En deel 3 'Concentratie in de moderne werkomgeving: handreikingen voor de praktijk'

update: 15-12-2021

Referenties:

• Altman, I. (1975).
  The environment and social behavior: privacy, personal space, territory and crowding. Monterey, CA: Brooks/Cole.
• Beijer, M., Den Hollander, E., & Gosselink, A. (2014).
  Evaluatie kantoor Outlook; Ervaringen van medewerkers van de Douane met het salonkantoor en flexibel werken. Center for People and Buildings, Delft.
• Fried, Y., Melamed, S., & Haim, A. (2002).
  The Joint Effects Of Noise, Job Complexity, And Gender On Employee Sickness Absence. Journal Of Occupational And Organizational Psychology, 75 (2), 131–
  144.
• Goins, J.,  Jellema, J., & Zhang, H.  (2010).
  Architectural enclosure's effect on  office worker performance: A comparison of the physical and symbolic attributes of workspace dividers. Building and Environment, 45(4), 944-948.
• Kaplan, R. & Kaplan, S. (1989).
  The experience of nature: A psychological perspective. Cambridge, New York: Cambride University Press.
• Korpela, K., De Bloom, J., & Kinnunen, U. (2015).
  From restorative environments to restoration in work. Intelligent Buildings International, 7(4), 215-223.
• Lee, S. Y., & Brand, J. L. (2005).
  Effects of control over office workspace on perceptions of the work environment and work outcomes. Journal of Environmental Psychology, 25(3), 323-333.
• Newport, C. (2016).
  Deep Work. New York: Grand Central Publishing.
• Oseland, N., & Hodsman, P. (2015).
  People centred offices, A psychological approach to resolving office noise distraction. Londen: Workplace Unlimited, Saint-Gobain Ecophon.
• Roper, K. O., & Juneja, P. (2008).
  Distractions in the workplace revisited. Journal of Facilities management, 6(2), 91-109.
• Tietema, Y. (2015).
  Naar een productieve werkomgeving voor breinwerkers. Geraadpleegd op 4 oktober 2017 van:  http://www.ecophon.com/nl/nl-activities/nl-archive/whitepaper/
• Van Hootegem, A., & De Witte, H. (2017).
  Arbeidstevredenheid en prestaties in open kantoren: de rol van afleiding en gepercipieerde controle. Gedrag en Organisatie, 30(1), 25-51.
• Weinstein. (1974).
  "Effect of noise on intellectual performance". University of California, Berkeley: Journal of applied psychology 1974, vol59, no 5, 548-554.
• Yerkes, R. M., & Dodson, J. D. (1908).
  The relation of strength of stimulus to rapidity of habit‐
  formation. Journal of comparative neurology, 18(5), 459-482.
• Zajonc, R. B. (1965).
  Social facilitation. Ann Arbor: Research Center for Group Dynamics, Institute for Social Research, University of Michigan